طلای زمان، بدون بازگشت سپری می‌شود

آیا احساس می‌کنید که نیاز شما به سازماندهی کردن کارها یا افزایش کارایی‌تان، بیشتر شده است؟ آیا وقت خود را صرف فعالیت‌های زیادی می‌کنید اما با کمال تعجب می‌بینید که هیچ گام مثبتی در جهت تکمیل آنها برنداشته‌اید؟ از لحاظ طرز استفاده، زمان شبیه پول است. ما زمان را مصرف، ذخیره یا سرمایه‌گذاری می‌کنیم. وقتی زمان را سپری می‌کنیم هیچ پیشرفتی در کارایی، موثر بودن و راندمان ایجاد نمی‌شود. زمان، بدون بازگشت سپری می‌شود. وقتی که کارهایی را در زمان کمتر و با زحمت کمتری انجام می‌دهیم در واقع زمان را ذخیره کرده‌ایم. در اینجا ما از میانبرها استفاده کرده و فعالیت‌هایمان را انجام می‌دهیم. وقتی هم که در حال سرمایه‌گذاری زمان هستیم به معنای آن است که ما اکنون زمان را استفاده می‌کنیم تا آن را برای آینده ذخیره کنیم. وقتی به سینما می‌رویم زمان خود را سپری می‌کنیم. به هر حال اگر یک فیلمنامه‌نویس باشیم، زمانی را که در سینما صرف می‌کنیم به عنوان سرمایه‌ای برای ما تلقی می‌شود که مهارت نوشتن ما را بالا می‌برد. با این کار در آینده به دلیل افزایش مهارت، زمان کمتری را صرف نوشتن خواهیم کرد و در واقع سرمایه‌گذاری کرده‌ایم. سپردن کارها به دیگران یک سرمایه‌گذاری ارزشمند وقت محسوب می‌شود. وقتی ما کاری را به دیگری می‌سپاریم در واقع به کسی کاری را می‌آموزیم که معمولا خودمان آن را انجام می‌دادیم. در حالی که آموزش دیگران در زمان حال، وقتگیر است اما در آینده شما را از انجام آن کارها فارغ می‌کند. مهارت‌های مدیریت زمان خصوصا برای کسانی که اغلب کارهای مختلف متنوعی را در طی یک روز انجام می‌دهند، اهمیت می‌یابد. نکات مدیریت زمان، به شما در افزایش کارایی و کاهش اضطراب‌هایتان کمک می‌کند. - بدانید که مدیریت زمان مساله‌ای است که از قدیم‌الایام وجود داشته است.

مهم نیست که چقدر منظم هستید و کارهایتان سازماندهی شده است، نکته مهم آن است که همواره فقط 24 ساعت در یک روز وجود دارد. زمان تغییر نمی‌کند. آنچه واقعا می‌توانیم مدیریت کنیم، خودمان و طرز برخوردمان با زمان است.
بررسی کنید که کجاها بیشتر وقتتان را هدر می‌دهید.
بسیاری از ما قربانی «از بین برندگان زمان» می‌شویم که زمانی را که می‌تواند برای ما خیلی مفیدتر و کاراتر باشد، می‌دزدند. قاتلان زمان شما چه چیزهایی هستند؟ آیا شما وقت زیادی صرف گردش در سایت‌های اینترنتی، خواندن ایمیل یا صحبت با دیگران در حوزه‌های مشخصی می‌کنید؟ شما می‌توانید لیست دقیقی از آنچه واقعا انجام می‌دهید، تهیه کنید.
اهدافی برای مدیریت زمان ایجاد کنید.
به یاد داشته باشید که تمرکز مدیریت زمان روی تغییر رفتار شماست نه تغییر زمان. یک جای خوب برای شروع، حذف مواردی است که به عنوان از بین برنده زمان برای شما عمل می‌کنند. مثلا برای یک هفته، برای خود هدفگذاری کرده و تصمیم بگیرید که تماس‌های تلفنی خود را در حین کار قطع کنید. بسته به نوع کارتان برای خود اهدافی در زمینه مذکور تعیین کرده و آنها را عملی کنید.

- برنامه مدیریت زمان را عملی کنید.

هدف از این کار تغییر رفتارهایتان در برابر زمان برای به دست آوردن اهدافی که برای خود تعیین کرده‌اید، است مثل افزایش کارایی یا کاهش اضطراب. پس نه تنها باید اهداف خاصی را تعیین کنید بلکه باید آنها را طی زمان بررسی کنید تا ببینید که آیا آنها را انجام داده‌اید یا نه.

- از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.

این ابزارها می‌توانند یک تایمر ساده یا یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی باشد. اولین گام برای مدیریت زمان، دانستن این مطلب است که کجا می‌خواهید بروید و چگونه برای سپری کردن زمانتان در آینده، برنامه‌ریزی کنید.
یک نرم‌افزار مثلoutlook بسادگی برنامه‌ای از کارهایتان را به شما می‌دهد و می‌تواند طوری تنظیم شود که هر اتفاقی را به شما یادآوری کند تا مدیریت زمان را راحت‌تر انجام دهید.

- کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.

شما باید هر روز و با اولویت‌بندی کارهای همان روز را آغاز کرده و کارایی خود را محک بزنید. اگر 20 کار برای یک روز دارید، صادقانه فکر کنید که چند تا از آنها واقعا نیاز به انجام دارند. سپس آنها را اولویت‌بندی کنید.
در هنگام بروز بحران‌ها، سعی کنید به طور معمول رفتار کرده و کارهای روزمره و همیشگی‌تان را دنبال کنید.

- برای انجام کارهایتان محدوده زمانی تعیین کنید.

مثلا برای خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌توانید همه روزتان را هدر دهید اما به جای آن اگر یک زمان یک ساعته در روز را به این کار اختصاص دهید، در واقع وقتتان را مدیریت کرده‌اید.

- مطمئن باشید که سیستم‌های کامپیوتری شما سازماندهی شده‌اند.

آیا وقت زیادی را صرف جستجوی فایلی در کامپیوترتان می‌کنید؟ زمانی را به سازماندهی و مرتب کردن فایل‌های سیستم خود اختصاص دهید. با این کار در کوتاه‌ترین زمان می‌توانید به آنچه می‌خواهید برسید.

- زمان خود را با انتظار کشیدن هدر ندهید.

از ملاقات با ارباب رجوع گرفته تا یک قرار در مطب دندانپزشکی به هر حال نمی‌توان از انتظار برای چیزی یا کسی اجتناب کرد. اما درست نیست که آنجا بنشینید و وقت خود را بکشید. همیشه چیزی همراه داشته باشید تا بتوانید وقت خود را با آن پر کنید. مثلا گزارشی را که باید مطالعه کنید، چک‌هایی که باید بررسی کنید یا یک برگه سفید برای برنامه‌ریزی در خصوص کارهایتان. تکنولوژی، این کار را برایتان ساده‌تر کرده؛ استفاده از لپ‌تاپ یا تلفن همراه همیشه به شما کمک می‌کند.
در این قسمت راهکارهایی ساده برای مدیریت زمان به شما آموزش داده می‌شود.

- فهرستی از «آنچه باید انجام دهید» تهیه کنید. این لیست ساده به شما کمک می‌کند که آنچه را باید انجام دهید، دلیل انجام آنها و زمان لازم برای آنها مشخص شود. سپس لیست را چاپ کرده و به عنوان «یادآور» نزد خود نگه دارید.

- قرار ملاقات‌ها، کلاس‌ها و دوره‌های خاص یا مکان‌های ویژه‌ای را که باید بروید، به صورت روزانه یا هفتگی در یک جدول بنویسید. اولین چیزی که صبح‌ها باید به آن نگاه کنید، این است که چه کاری را باید در راس بقیه کارهایتان قرار دهید و شب موقع خواب نگاه کنید که چه کاری برای فردا مهم‌ترین کارتان است. می‌توانید یک جدول ماهانه نیز به صورتی که ذکر شد، تهیه کرده و کارهای بلندمدت‌تر را در آن یادداشت کنید.

در بحث مدیریت زمان، تعیین اولویت در کارها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است چرا که گاهی با انجام کارهایی که چندان مهم نیستند، زمان لازم برای انجام کارهای مهم و ضروری را از دست می‌دهیم.